Armadi per ufficio: come non restare schiacciati dal peso dei propri documenti!

Sei rimasto da solo in ufficio e cosa vedi?

Montagne di carta e fogli sparsi su tavoli: il caos regna sovrano nel tuo ufficio e tu non sai come fare?

Continua a leggere questo articolo: scopri come gli armadi per ufficio possono salvarti la vita esegui le tre fasi per un’archiviazione impeccabile!

Le quattro fasi dell’archiviazione PERFETTA.

La soluzione più semplice nel 2018 per gestire al meglio l’archivio del proprio ufficio è senza dubbio la digitalizzazione dei documenti.

Tuttavia se sei un tipo a cui piace vedere e toccare con mano le pratiche, beh allora ti consiglio di seguire per bene le quattro fasi del processo che ti sto per presentare.

FASE UNO: CREA I TUOI “MUCCHI DI DOCUMENTI”.

Creare mucchi di documenti vuol dire dividere le proprie pratiche classificandole, per esempio, in quelle che vanno conservate e quelle che invece possono essere buttate.

Dunque prendi due scatoloni, prendi due etichette ed inizia a dividere i documenti presenti nei tuoi faldoni.

Ovviamente “conservare” e “buttare” sono solo due delle categorie che puoi creare: ne puoi creare delle altre se le tue esigenze di archiviazione lo richiedono.

FASE DUE: PASSA ALL’AZIONE.

Come ti dicevo prima molte volte alle due categoria citate se ne aggiunge una terza, ovvero quella del “pagare”: a questa tipologia di documenti appartengono tutte le bollette e tutti gli acquisti fatti dall’azienda che devono ancora essere saldati.

Ecco allora che ai due scatoloni di prima se ne aggiunge un terzo: passare all’azione in questo caso vuol dire correre immediatamente a saldare tutti quei “debiti” che erano finiti nel dimenticatoio.

Una volta eseguito il pagamento archivia tutte le fatture in un apposito raccoglitore: se ne hai bisogno sai subito dove trovarle!

FASE TRE: ARCHIVIA TUTTI I DOCUMENTI.

Una volta che hai fatto tutti i tuoi mucchi e che hai pagato bollette e fatture rimaste indietro, arriva il momento di archiviare fisicamente tutte le “scartoffie”.

Tutto quello di cui hai bisogno è un piano di appoggio e degli schedari per riporre il tutto.

Un consiglio che posso darti per evitare di perdere molto tempo nella ricerca futura dei tuoi documenti è quello di etichettare ogni raccoglitore, associando ad ogni tipologia di documento un colore e una beve descrizione.

Se la tipologia di documenti e pratiche con cui lavori ogni giorno lo richiede, ti consiglio di fare un’ulteriore divisione interna dei documenti utilizzando per esempio dei cartoncini separatori: questo sistema si rivela molto utile quando hai bisogno di una divisione per classi.

Per esempio se devi archiviare tutti i progetti fatti con un cliente, potresti creare un raccoglitore solo per lui e all’interno dividere i vari lavori che la tua azienda ha fatto per lui.

Vuoi qualche esempio?

Schedario MARIO ROSSI – Classi:

• Progetto Uno (sottoclassi A1, A2, A3 …)
• Progetto Due (sottoclassi B1, B2, B3 …)
• Progetto Tre (sottoclassi: C1, C2, C3 …)

E così via …

FASE QUATTRO: CERCA DI MANTENERE L’ORDINE.

Mi raccomando cerca di mantenere l’ordine che hai ottenuto con questo sistema per sempre!

Basta una piccola disattenzione, un solo “dopo lo sistemo” e nel giro di poco tempo il tuo ufficio tornerà ad essere un vero disastro.

Elaborare un sistema di archiviazione semplice ti sarà utile quando dovrai insegnare le “buone maniere” ai tuoi dipendenti.

Tutti devono collaborare nell’ufficio, altrimenti il caos non sarà mai un brutto ricordo ma parte integrante della vita aziendale.

Buon lavoro!